Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters an Unterlagen
Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters: Nach § 66 Absatz 3 StBerG darf ein Steuerberater die Herausgabe von Mandantenunterlagen verweigern, bis offene Gebühren und Auslagen bezahlt sind. Das Recht bezieht sich nur auf Dokumente nach § 66 Absatz 2 Satz 1 StBerG, nicht auf Korrespondenz, bereits übergebene Unterlagen oder interne Arbeitspapiere. Die Handaktenfrist beträgt zehn Jahre.
Wer den Steuerberater wechselt, stellt sich oft die Frage, warum der bisherige Berater Belege, Bescheide oder Buchhaltungsunterlagen nicht sofort herausgibt. Grundlage dafür ist das Zurückbehaltungsrecht nach § 66 Absatz 3 StBerG: Solange offene Honorare bestehen, kann der Steuerberater die Herausgabe bestimmter Dokumente verweigern. Für Mandanten, die einen Wechsel planen, lohnt sich ein Blick in die Rubrik Steuerberater wechseln, dort finden sich weitere Beiträge rund um Mandatsende, Übergabe und Rechte gegenüber der alten Kanzlei. Entscheidend ist dabei, welche Unterlagen überhaupt betroffen sind und welche der Steuerberater in jedem Fall herausgeben muss.
Kurz zusammengefasst: Der Steuerberater darf bestimmte Mandantenunterlagen zurückhalten, wenn Honorare offen sind – das Recht ist aber auf bestimmte Dokumente beschränkt. Korrespondenz, bereits übergebene Unterlagen und interne Arbeitspapiere sind vom Zurückbehaltungsrecht ausgenommen und müssen herausgegeben werden.
Die wichtigsten Fakten
- Rechtsgrundlage: § 66 Absatz 3 StBerG
- Voraussetzung: offene Gebühren oder Auslagen des Mandanten
- Handaktenfrist: 10 Jahre nach § 66 Absatz 1 Satz 2 StBerG
- Fristbeginn: mit Ablauf des Jahres der Mandatsbeendigung
- Ausnahme von Aufbewahrungspflicht: Auftraggeber holt Dokumente nicht binnen 6 Monaten nach Aufforderung ab
- Ausgenommene Dokumente: Korrespondenz, bereits übergebene Originale/Abschriften, interne Arbeitspapiere
Wann darf ein Steuerberater Unterlagen zurückbehalten?
Ein Steuerberater darf Unterlagen zurückbehalten, wenn der Mandant ihm noch Gebühren oder Auslagen schuldet, wie es § 66 Absatz 3 StBerG vorsieht. Das Zurückbehaltungsrecht ist ein Druckmittel, um die Bezahlung offener Rechnungen durchzusetzen, bevor die eigentliche Herausgabepflicht erfüllt wird.
Voraussetzung ist eine fällige, unbestrittene oder rechtskräftig festgestellte Forderung – reine Vermutungen oder pauschale Behauptungen reichen nicht aus. Besonders relevant ist das Thema für Selbständige und Unternehmen mit laufenden Buchhaltungsmandaten, da hier häufiger größere Honorarsummen offenstehen als bei privaten Einkommensteuererklärungen. Wie sich das Honorar eines Steuerberaters zusammensetzt, erklärt der Beitrag zu Kosten und Honorarstruktur der Steuerberatung. Wichtig: Das Recht besteht nur gegenüber dem Auftraggeber, dessen Forderung offen ist – bei mehreren Mandanten (etwa Gesellschaftern) muss die Zuordnung stimmen.
Welche Unterlagen sind vom Zurückbehaltungsrecht betroffen?
Betroffen sind die Dokumente nach § 66 Absatz 2 Satz 1 StBerG, also solche, die der Steuerberater aus Anlass seiner Tätigkeit vom Mandanten oder für ihn erhalten hat. Dazu zählen typischerweise Originalbelege, Bescheide und vom Mandanten überlassene Nachweise.
Nicht betroffen sind hingegen drei Kategorien, die der Steuerberater unabhängig von offenen Honoraren herausgeben muss: die Korrespondenz zwischen Kanzlei und Mandant, Dokumente, die der Mandant bereits im Original oder als Abschrift erhalten hat, sowie interne Arbeitspapiere der Kanzlei. Diese Handakte im Sinne des Wikipedia-Beitrags zur Handakte dokumentiert zwar die Bearbeitung des Mandats, unterliegt aber differenzierten Herausgaberegeln.
Wie hängt das Zurückbehaltungsrecht mit offenen Honoraren zusammen?
Das Zurückbehaltungsrecht entsteht unmittelbar mit einer offenen, fälligen Honorarforderung gegenüber demselben Mandanten. Es dient als Sicherungsmittel, damit der Steuerberater seine Vergütung nicht verliert, wenn er die Arbeitsergebnisse bereits erbracht hat.
Die Forderung muss konkret bezifferbar sein – pauschale Nachforderungen ohne nachvollziehbare Abrechnung genügen nicht. Bei strittigen Rechnungen kann es zu Auseinandersetzungen kommen, ob die Forderung tatsächlich besteht. In der Praxis empfiehlt sich, offene Posten frühzeitig zu klären, bevor ein Mandatswechsel angestoßen wird, denn ungeklärte Honorarfragen verzögern häufig die Übergabe an die neue Kanzlei.
Wann muss der Steuerberater Unterlagen trotzdem herausgeben?
Unabhängig von offenen Honoraren muss der Steuerberater Korrespondenz, bereits übergebene Originale oder Abschriften sowie interne Arbeitspapiere herausgeben. Diese Kategorien sind nach § 66 Absatz 2 StBerG explizit vom Zurückbehaltungsrecht ausgenommen.
Auch bei laufenden Fristen, etwa bei einem Einspruchsverfahren oder einer Betriebsprüfung, kann die Herausgabe zeitkritischer Dokumente notwendig werden, damit dem Mandanten kein Rechtsverlust droht – hier wird häufig eine Kopie statt des Originals ausgehändigt, um das Zurückbehaltungsrecht am Original formal zu wahren. Endet das Mandat, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Handakten mit Ablauf des Kalenderjahres der Beendigung. Fordert der Steuerberater den Mandanten zur Abholung auf und reagiert dieser nicht binnen sechs Monaten, entfällt die Aufbewahrungspflicht. Mehr zu den Details der Herausgabepflicht findet sich im Beitrag zur Herausgabepflicht des alten Steuerberaters nach Mandatsende.
| Merkmal | Herausgabepflicht | Zurückbehaltungsrecht |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 66 Abs. 2 StBerG | § 66 Abs. 3 StBerG |
| Betroffene Dokumente | Vom Mandanten erhaltene Unterlagen | Nur Dokumente nach Abs. 2 Satz 1 |
| Ausnahmen | Korrespondenz, Arbeitspapiere, bereits übergebene Unterlagen | Keine, solange Honorar offen ist |
| Voraussetzung | Verlangen des Auftraggebers | Offene, fällige Forderung |
Was kann ich tun, wenn Unterlagen nicht herausgegeben werden?
Mandanten sollten zunächst schriftlich anfragen, welche konkrete Forderung der Herausgabe entgegensteht und wie hoch sie ist. Nur so lässt sich prüfen, ob das Zurückbehaltungsrecht berechtigt ausgeübt wird.
Ist die Forderung unklar oder überhöht, kann eine Klärung über die Steuerberaterkammer oder rechtlichen Beistand sinnvoll sein. Werden Dokumente zurückgehalten, die gar nicht unter das Zurückbehaltungsrecht fallen – etwa Korrespondenz oder bereits übergebene Originale –, besteht ein Herausgabeanspruch unabhängig von offenen Honoraren. Ein unberechtigtes Zurückhalten kann zu Schadensersatzansprüchen führen, etwa wenn dem Mandanten durch die Verzögerung Fristen oder steuerliche Nachteile entstehen. Bei einem Kanzleiwechsel lohnt sich daher, das Thema frühzeitig anzusprechen und offene Punkte vor der Übergabe zu klären.
Quellen
| Quelle | Adresse |
|---|---|
| § 66 StBerG – Einzelnorm | www.gesetze-im-internet.de |
| Handakte | de.wikipedia.org |
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Häufige Fragen zum Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters
Gilt das Zurückbehaltungsrecht auch bei kleinen Restforderungen?
Grundsätzlich ja, das Gesetz nennt keine Mindesthöhe. Entscheidend ist, dass die Forderung fällig und nachvollziehbar ist. In der Praxis wird bei geringen Beträgen häufiger eine einvernehmliche Lösung gesucht, ein rechtlicher Anspruch auf Zurückbehaltung besteht aber unabhängig von der Höhe.
Darf der Steuerberater auch elektronische Unterlagen zurückbehalten?
Ja, das Zurückbehaltungsrecht bezieht sich auf Dokumente unabhängig vom Format. Auch elektronisch gespeicherte Handakten und Belege fallen unter die Regelung des § 66 StBerG, solange sie den Dokumenten nach Absatz 2 Satz 1 entsprechen.
Was passiert mit Unterlagen nach Ablauf der zehn Jahre?
Nach Ablauf der zehnjährigen Frist entfällt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Steuerberaters für Handakten. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres der Mandatsbeendigung und endet entsprechend zehn Jahre später.
Kann ich vorab eine Kopie statt des Originals verlangen?
Ja, in vielen Fällen wird eine Kopie ausgehändigt, wenn Fristen drohen, während das Original weiterhin dem Zurückbehaltungsrecht unterliegt. Das ermöglicht dem Mandanten, fristgebundene Schritte einzuleiten, ohne dass der Steuerberater sein Sicherungsrecht verliert.
Fazit: Zurückbehaltungsrecht schützt Honorar, nicht alle Unterlagen
Das Zurückbehaltungsrecht nach § 66 Absatz 3 StBerG erlaubt Steuerberatern, bestimmte Unterlagen bis zur Zahlung offener Honorare zurückzuhalten. Korrespondenz, bereits übergebene Dokumente und interne Arbeitspapiere sind davon jedoch ausgenommen und müssen herausgegeben werden. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Handakten beginnt mit Ablauf des Jahres der Mandatsbeendigung. Mandanten mit offenen Fragen sollten die konkrete Forderung prüfen lassen, bevor sie einen Kanzleiwechsel abschließen.
Stand: September 2026
