Steuern für Selbständige: Welche Steuern regelmäßig anfallen und was zu tun ist
Selbständige zahlen je nach Tätigkeit und Rechtsform vor allem Einkommensteuer, oft Umsatzsteuer und bei Gewerbetreibenden zusätzlich Gewerbesteuer. Dazu kommen Steuererklärung, Voranmeldungen, Steuervorauszahlungen und eine saubere Buchführung. Wer Pflichten, Fristen und Abzugsmöglichkeiten kennt, vermeidet Nachzahlungen und Zinsen.
Steuern für Selbständige sind die laufenden steuerlichen Pflichten, die Unternehmer und Freiberufler je nach Rechtsform, Gewinnsituation und Tätigkeit regelmäßig gegenüber dem Finanzamt erfüllen müssen.
In der Rubrik Steuern im Überblick finden Selbständige die wichtigsten Regeln für Anmeldung, laufende Pflichten und Steuerarten gebündelt erklärt. Wer zuerst den Status klären will, liest außerdem Freiberufler oder Gewerbe: Wo liegt der Unterschied? und danach Einzelunternehmen gründen: Schritte, Steuern und Pflichten.
Welche Steuern müssen Selbständige regelmäßig zahlen?
Selbständige zahlen regelmäßig Einkommensteuer auf den Gewinn, viele Selbständige zusätzlich Umsatzsteuer auf Rechnungen und Gewerbetreibende außerdem Gewerbesteuer. Je nach Rechtsform kommen weitere Regeln dazu, etwa Körperschaftsteuer bei einer GmbH oder UG.
Die Einkommensteuer betrifft den persönlichen Gewinn. Das Finanzamt setzt dafür meist vierteljährliche Steuervorauszahlungen fest. Die Umsatzsteuer betrifft den Umsatz und nicht den Gewinn. Gewerbesteuer betrifft nur den gewerblichen Betrieb, nicht den freien Beruf.
Für die Gewinnermittlung nutzt ein großer Teil der Selbständigen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Die EÜR stellt Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber. Der so ermittelte Gewinn bildet die Grundlage für die Einkommensteuer und oft auch für die Gewerbesteuer.
Bei KapGesellschaften wie GmbH und UG gelten andere Regeln als bei Einzelunternehmen oder Personengesellschaften. Die Rechtsform entscheidet damit direkt über die Steuerarten und über die laufende Belastung. Wer die Rechtsform noch nicht festgelegt hat, sollte vor der Anmeldung die steuerliche Folge mitdenken und die passende Rechtsform für das Unternehmen vergleichen.
Wie unterscheiden sich Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer?
Einkommensteuer belastet den Gewinn der Person. Umsatzsteuer belastet den Verkauf an Kundinnen und Kunden. Gewerbesteuer belastet gewerbliche Unternehmen auf Basis des Gewerbeertrags. Die drei Steuern folgen unterschiedlichen Regeln, Fristen und Erklärungen.
| Steuer | Worauf sie anfällt | Wer sie meist zahlt | Wichtiger Punkt |
|---|---|---|---|
| Einkommensteuer | Gewinn | Selbständige mit Einzelunternehmen oder Personengesellschaft | Steuervorauszahlungen sind häufig üblich |
| Umsatzsteuer | Entgelt aus Lieferungen und Leistungen | Viele Unternehmer, außer bei Kleinunternehmerregelung | Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ist oft abziehbar |
| Gewerbesteuer | Gewerbeertrag | Gewerbetreibende | Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer |
Die Umsatzsteuer hat den wichtigsten Praxisunterschied: Selbständige schlagen sie auf Rechnungen auf und führen sie an das Finanzamt ab. Gleichzeitig darf der Vorsteuerabzug die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer mindern. Das ist ein Liquiditätsthema, kein Gewinnposten.
Die Kleinunternehmerregelung befreit unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer auf Rechnungen und von regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Die Regelung ersetzt keine Einkommensteuer und keine Gewerbesteuer. Selbständige müssen die Umsatzgrenzen des jeweiligen Jahres prüfen und die Rechnungsangaben korrekt halten.
Die Gewerbesteuer wird bei gewerblichen Tätigkeiten relevant, nicht bei jeder selbständigen Tätigkeit. Der Unterschied zwischen freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit ist deshalb steuerlich zentral. Eine kompakte Einordnung liefert der Unterschied zwischen Freiberufler und Gewerbe.
Welche Steuern gelten für Freiberufler und welche für Gewerbetreibende?
Freiberufler zahlen in der Regel Einkommensteuer und oft Umsatzsteuer, aber keine Gewerbesteuer. Gewerbetreibende zahlen in der Regel Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer, oft Umsatzsteuer und zusätzlich Gewerbesteuer. Die Einordnung hängt von der Tätigkeit und der Rechtsform ab.
Freiberufler müssen ihre Tätigkeit beim Finanzamt anmelden und die Gewinne meist mit der EÜR erklären. Klassische Freie Berufe sind zum Beispiel bestimmte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder heilberufliche Tätigkeiten. Das Finanzamt prüft die Einordnung anhand der tatsächlichen Tätigkeit, nicht nach Wunschbezeichnung.
Gewerbetreibende melden zusätzlich ein Gewerbe an. Ein Einzelunternehmen im Handel oder in vielen Dienstleistungsbereichen gilt deshalb häufig als gewerblich. Dann kommt neben der Einkommensteuer regelmäßig die Gewerbesteuer ins Spiel. Die Rechtsform beeinflusst außerdem, ob die Tätigkeit auf Ebene der Inhaberin oder des Inhabers oder auf Ebene einer Gesellschaft besteuert wird.
Eine GmbH oder UG wird körperschaftsteuerlich behandelt. Das verändert die Steuerlogik deutlich gegenüber einem Einzelunternehmen. Wer zwischen Kapitalgesellschaft und Einzelunternehmen schwankt, sollte die Folgen mit GmbH oder UG steuerlich vergleichen.
Welche Pflichten und Fristen müssen Selbständige bei der Steuer einhalten?
Selbständige müssen dem Finanzamt rechtzeitig Steuererklärungen, Voranmeldungen und oft Vorauszahlungen liefern. Die wichtigsten Termine betreffen Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Einkommensteuer-Vorauszahlungen und die jährliche Steuererklärung. Verspätungen führen schnell zu Mahnungen, Säumniszuschlägen oder Schätzungen.
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bei vielen Selbständigen monatlich oder vierteljährlich fällig. Die genaue Abgabe richtet sich nach der Voranmeldung des Vorjahres und nach Neugründungen. Die Einkommensteuer wird meist über Vorauszahlungen abgewickelt, wenn das Finanzamt eine Steuerlast erwartet. Die endgültige Abrechnung folgt mit der Steuererklärung.
Die jährliche Einkommensteuererklärung enthält bei Selbständigen häufig zusätzlich die Anlage G oder S und die EÜR. Gewerbetreibende benötigen die Anlage G, Freiberufler die Anlage S. Wer Umsatzsteuer abführt, muss außerdem die Umsatzsteuererklärung abgeben. Je nach Fall kann auch eine Gewerbesteuererklärung nötig sein.
Wichtig ist eine vollständige Belegsammlung. Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Rechnungen, Kontoauszüge und private Entnahmen müssen nachvollziehbar sein. Wer die Fristen aus den Augen verliert, riskiert nicht nur Nachzahlungen, sondern auch unnötigen Aufwand mit dem Finanzamt.
Welche Ausgaben können Selbständige steuerlich absetzen?
Selbständige setzen Betriebsausgaben ab, also alle betrieblich veranlassten Kosten. Dazu gehören zum Beispiel Miete für Geschäftsräume, Fachliteratur, Software, Telefon, Fahrtkosten, Werbung, Büromaterial und ein Teil der Kosten für Arbeitsmittel. Der steuerliche Abzug mindert den Gewinn.
Bei gemischt genutzten Kosten braucht die Steuererklärung eine klare Zuordnung. Ein Arbeitsmittel mit betrieblicher Nutzung gehört in die Betriebsausgaben. Eine rein private Ausgabe gehört nicht in die EÜR. Bei gemischter Nutzung zählt nur der betriebliche Anteil, wenn dieser nachvollziehbar ermittelt wird.
Die Vorsteuer ist kein Betriebsausgabenabzug, aber ein eigener steuerlicher Vorteil bei Umsatzsteuerpflicht. Selbständige mit Vorsteuerabzug buchen Netto-Beträge als Aufwand und holen sich die Umsatzsteuer über die Umsatzsteuer-Voranmeldung zurück. Das wirkt sich stark auf die Liquidität aus.
Wer typische Ausgaben prüfen will, findet eine ausführliche Übersicht in Kosten absetzen in der Steuererklärung: Welche Ausgaben das Finanzamt anerkennt. Dort geht es um die Frage, welche Belege das Finanzamt regelmäßig akzeptiert und wie Selbständige Ausgaben sauber nachweisen.
Für die Praxis gilt: Selbständige sollten jede Ausgabe sofort einer Kategorie zuordnen. Das erleichtert die EÜR, reduziert Rückfragen und verbessert die Grundlage für die Steuererklärung. Wer eine saubere Buchhaltung führt, erkennt auch früh, ob Steuervorauszahlungen angepasst werden sollten.
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