Personalaktenpflichten: Welche HR-Daten Arbeitgeber dokumentieren müssen
Personalaktenpflichten regeln, welche HR-Daten Arbeitgeber zu Beschäftigten erfassen, aufbewahren und schützen müssen. In die Personalakte gehören vor allem Arbeitsvertrag, Entgelt- und Sozialversicherungsdaten, Steuerdaten, Bescheinigungen und relevante Nachweise. Nicht alles darf hinein. Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und klare Zugriffsrechte sind Pflicht.
Personalaktenpflichten sind die gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben, welche HR-Daten Arbeitgeber zu Beschäftigten erfassen, aufbewahren und schützen müssen.
Für eine vertiefte Einordnung der HR-Daten dokumentieren Sie alle Unterlagen so, dass Personalakte, Lohnabrechnung und Nachweispflichten zusammenpassen. Der Beitrag Personalaktenpflichten: Welche HR-Daten Arbeitgeber dokumentieren müssen ordnet die wichtigsten Pflichten zusätzlich systematisch ein.
Welche HR-Daten müssen Arbeitgeber in der Personalakte dokumentieren?
Arbeitgeber dokumentieren in der Personalakte vor allem Daten, die das Arbeitsverhältnis, die Entgeltabrechnung und gesetzliche Nachweispflichten betreffen. Dazu zählen Stammdaten, Vertragsdaten, Entgeltangaben, Sozialversicherungsdaten, Steuerdaten und relevante Personalvorgänge.
Zur Personalakte gehören typischerweise der Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Nachträge, Angaben zur Vergütung, Nachweise zu Qualifikationen, Abmahnungen, Bescheinigungen und Unterlagen zur Sozialversicherung. Auch Arbeitszeitnachweise gehören in vielen Betrieben zumindest als Teil der Personalunterlagen in den dokumentierten HR-Prozess, wenn der Arbeitgeber Arbeitszeiten erfassen muss.
Wichtig ist die Trennung zwischen notwendigen HR-Daten und bloß interessanten Informationen. Arbeitgeber brauchen nur Daten, die für das Arbeitsverhältnis, die Entgeltabrechnung, die Personalverwaltung oder eine gesetzliche Pflicht erforderlich sind. Angaben ohne Bezug zum Beschäftigungsverhältnis gehören nicht in die Personalakte.
Für die Praxis sind besonders diese Kategorien relevant: Arbeitsvertrag und Änderungen, Lohnabrechnung und Entgeltbestandteile, Sozialversicherungsdaten wie Versicherungsnummer und Meldungen, Steuerdaten wie Steueridentifikationsnummer und ELStAM-bezogene Unterlagen sowie Nachweise zu Fehlzeiten, Mutterschutz, Elternzeit oder Krankheit, soweit sie dokumentationspflichtig sind. Arbeitgeber sollten solche Unterlagen vollständig, geordnet und aktuell halten.
Welche Unterlagen gehören bei neuen Mitarbeitern in die Personalakte?
Bei neuen Beschäftigten gehören die Unterlagen in die Personalakte, die für den Start des Arbeitsverhältnisses, die Anmeldung und die erste Abrechnung nötig sind. Dazu zählen Bewerbungsunterlagen, Vertragsdokumente, Identifikations- und Steuerangaben sowie Nachweise für Sozialversicherung und Arbeitsberechtigung.
Typische Unterlagen sind der unterschriebene Arbeitsvertrag, der Personalfragebogen, die Steuerdaten, die Sozialversicherungsnummer, die Krankenkassenangabe, Nachweise über die Berechtigung zur Beschäftigung und gegebenenfalls Zeugnisse oder Qualifikationsnachweise. Der Beitrag Welche Unterlagen braucht man für neue Mitarbeiter? zeigt, welche Dokumente beim Onboarding regelmäßig geprüft werden.
Bewerbungsunterlagen gehören nur dann dauerhaft in die Personalakte, wenn der Arbeitgeber den Bewerber tatsächlich einstellt oder die Unterlagen für ein laufendes Auswahl- oder Nachweisverfahren benötigt. Nach einer Absage gilt meist der Grundsatz der Datensparsamkeit. Arbeitgeber löschen oder vernichten Bewerbungsunterlagen, sobald keine rechtliche Notwendigkeit mehr besteht.
Für den Start in der Lohnabrechnung sind außerdem korrekte Steuerdaten und Sozialversicherungsdaten entscheidend. Fehler bei der Anmeldung oder beim Abruf von Lohnsteuermerkmalen führen schnell zu Korrekturen in der Personalverwaltung. Deshalb müssen Arbeitgeber neue Unterlagen früh, vollständig und nachvollziehbar erfassen.
Wie lange müssen Personalakten und einzelne Dokumente aufbewahrt werden?
Personalakten und einzelne Dokumente unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Arbeitgeber müssen Unterlagen so lange aufbewahren, wie gesetzliche Pflichten, arbeitsrechtliche Ansprüche oder steuer- und sozialversicherungsrechtliche Nachweise dies verlangen.
Für viele steuerlich relevante Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren oder zehn Jahren, je nach Dokumentart und Rechtsgrundlage. Lohnunterlagen, Buchungsbelege und Teile der Entgeltabrechnung fallen regelmäßig in diese langen Fristen. Für andere Unterlagen, etwa Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber, endet die Aufbewahrung deutlich früher, wenn kein Anspruch mehr zu erwarten ist.
Arbeitsrechtliche Unterlagen bleiben oft bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses und darüber hinaus relevant. Bei Abmahnungen, Zeugnissen oder Nachweisen zu Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis kommt es auf den konkreten Zweck und mögliche Verjährungsfristen an. Arbeitgeber sollten daher nicht pauschal alles gleich lange speichern.
Auch Sozialversicherungsdaten und Steuerdaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Arbeitgeber brauchen ein Löschkonzept, das zwischen laufender Personalakte, Archivbestand und zu löschenden Altunterlagen unterscheidet. Ohne klare Fristen entsteht schnell ein Datenschutzproblem.
Die wichtigeren Unterlagen im Überblick:
| Dokument | Typische Aufbewahrung | Hinweis |
|---|---|---|
| Arbeitsvertrag | bis Ende des Arbeitsverhältnisses, oft länger bei Streitfällen | als Nachweis des Vertragsinhalts wichtig |
| Lohnabrechnung | je nach Rechtsgrundlage regelmäßig 6 oder 10 Jahre | für Steuer- und Prüfungszwecke relevant |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | nur kurz nach Abschluss des Verfahrens | Datensparsamkeit und Löschung beachten |
| Arbeitszeitnachweise | abhängig von Nachweis- und Kontrollpflichten | für Arbeitszeitrecht und Vergütung wichtig |
Welche Datenschutz- und Zugriffsregeln gelten für Personalakten?
Personalakten enthalten personenbezogene Daten und fallen daher direkt unter die DSGVO. Arbeitgeber dürfen Personalakten nur für legitime Zwecke verarbeiten, müssen den Zugang beschränken und die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen.
Zur DSGVO gehören vor allem die Grundsätze der Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung und Integrität. Arbeitgeber dürfen nur die Daten speichern, die für das Beschäftigungsverhältnis notwendig sind. Beschäftigte haben außerdem Rechte auf Auskunft und unter bestimmten Voraussetzungen auf Berichtigung oder Löschung.
Zugriffsrechte müssen klar geregelt sein. Nicht jede Führungskraft oder jede Person im Unternehmen darf die gesamte Personalakte einsehen. Zugriff erhalten nur Personen, die die Daten für ihre Aufgabe benötigen, etwa Personalabteilung, Geschäftsführung oder Lohnbuchhaltung. Bei sensiblen Angaben gilt ein besonders strenger Maßstab.
Auch die physische und technische Sicherung zählt. Papierakten brauchen abschließbare Aufbewahrung, digitale Akten brauchen Rollenrechte, Protokollierung und ein sicheres Berechtigungskonzept. Arbeitgeber sollten festlegen, wer Akten anlegt, ändert, auswertet und archiviert.
Wer die DSGVO bei der Aktenführung vertiefen will, findet im Beitrag Digitale Personalakte und Datenschutz: Was Arbeitgeber beachten müssen die wichtigsten Anforderungen für Papier- und Online-Akten im Detail.
Was ist bei der digitalen Personalakte zusätzlich zu beachten?
Die digitale Personalakte braucht neben den normalen Personalaktenpflichten vor allem ein sauberes Zugriffs- und Sicherheitskonzept. Arbeitgeber müssen technische und organisatorische Maßnahmen treffen, damit Beschäftigtendaten nicht unbefugt gelesen, verändert oder gelöscht werden.
Bei der digitalen Personalakte sind Rollen, Rechte und Protokolle besonders wichtig. Arbeitgeber sollten festlegen, wer Dokumente nur lesen, wer Dokumente ablegen und wer Dokumente löschen darf. Jede Änderung sollte nachvollziehbar bleiben. So lassen sich Fehler, Missbrauch und Datenverluste vermeiden.
Wichtig ist außerdem die Trennung zwischen verschiedenen Dokumentarten. Eine digitale Personalakte sollte nicht mit beliebigen Ablagen, E-Mail-Postfächern oder lokalen Ordnern vermischt werden. Nur eine strukturierte Akte ermöglicht kontrollierte Aufbewahrungsfristen, schnelle Auskünfte und saubere Löschungen.
Arbeitgeber sollten außerdem prüfen, ob externe Dienstleister für die digitale Personalakte auftragsverarbeitet arbeiten. Dann braucht der Arbeitgeber einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Bei Cloud-Systemen, Archivdiensten und HR-Software ist dieser Punkt praktisch immer relevant.
Die digitale Personalakte ersetzt die rechtlichen Pflichten nicht. Sie ändert nur die Form der Verwaltung. Inhalte, Fristen, Zugriffsrechte und Datenschutz bleiben gleich streng. Deshalb lohnt sich eine klare Verfahrensanweisung für die Personalakte, die Lohnabrechnung und alle HR-Daten im Unternehmen.
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