Belegabruf in Steuersoftware: So läuft die Datenübernahme
Belegabruf in Steuersoftware: Der Belegabruf, auch vorausgefüllte Steuererklärung genannt, ist ein kostenloser Service der Finanzverwaltung, der gespeicherte Daten wie Lohnsteuerbescheinigungen, Rentenmitteilungen oder Vorsorgeaufwendungen direkt in die Steuersoftware importiert. Die Daten stehen frühestens einen Tag nach Anmeldung bereit und lassen sich für Jahre ab 2012 abrufen. Nutzer sparen dadurch Tipparbeit, müssen die Werte aber weiterhin prüfen.
Wer eine Einkommensteuererklärung erstellt, kennt das lästige Abtippen von Zahlen aus Lohnsteuerbescheinigung, Rentenmitteilung oder Beitragsnachweisen. Der Belegabruf nimmt genau diese Arbeit ab: Über eine gesicherte Schnittstelle holt die Steuersoftware die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten direkt ab und trägt sie in die passenden Felder ein. Wie dieser Abruf technisch funktioniert, welche Datenarten er abdeckt und wo seine Grenzen liegen, zeigt dieser Beitrag – ergänzend liefert die Rubrik Steuersoftware weitere Einordnungen zu Programmen, die diesen Service nutzen. Besonders für Angestellte, Rentner und Personen mit überschaubaren Einkünften ist der Belegabruf eine echte Erleichterung, ersetzt aber keine sorgfältige Kontrolle der übernommenen Werte.
Kurz zusammengefasst: Der Belegabruf überträgt amtlich gemeldete Steuerdaten automatisch in die Software und reduziert so den Erfassungsaufwand erheblich. Er deckt viele, aber nicht alle relevanten Angaben ab – Werbungskosten oder Spenden zum Beispiel fehlen meist, weshalb eine Prüfung vor der Abgabe unverzichtbar bleibt.
Die wichtigsten Fakten
- Verfügbarkeit: Daten frühestens einen Tag nach Anmeldung abrufbar
- Zeitraum: Abruf für Jahre ab 2012 möglich
- Speicherdauer: Belege werden vier Jahre zum Abruf angeboten, danach gelöscht
- Meldefrist: Datenübermittler müssen bis 28. Februar des Folgejahres liefern
- Rechtsgrundlage: erweitert im Juli 2016 durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens
- Sicherheitsmerkmal: Abrufcode bzw. 12-stelliger Freischaltcode zusätzlich zur PIN erforderlich
Was ist der Belegabruf in Steuersoftware?
Der Belegabruf ist die technische Umsetzung der vorausgefüllten Steuererklärung innerhalb einer Steuersoftware. Laut Wikipedia handelt es sich um einen kostenlosen Service der deutschen Steuerverwaltung, der seit Januar 2014 angeboten wird und die Erstellung der Einkommensteuererklärung erleichtern soll.
Statt Belege manuell zu übertragen, ruft die Software die bei der Finanzverwaltung hinterlegten Daten über eine gesicherte Verbindung ab und füllt damit die zutreffenden Formularfelder. Der Nutzer meldet sich dazu mit seinem ELSTER-Zertifikat an und erteilt der Software die Berechtigung zum Abruf. Anschließend werden die verfügbaren Datensätze angezeigt und können übernommen werden. Wichtig ist: Der Belegabruf ersetzt keine eigenständige Steuererklärung, sondern liefert lediglich Bausteine dafür. Wer beispielsweise Angehörige bei der ELSTER-Nutzung unterstützen möchte, findet dazu ergänzende Hinweise im Beitrag zur ELSTER-Vollmacht für Angehörige.
Welche Daten werden beim Belegabruf übernommen?
Übernommen werden vor allem amtlich gemeldete Daten wie Lohnsteuerbescheinigungen, Rentenmitteilungen und Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherung. Ergänzt werden diese durch Vorsorgeaufwendungen, Lohnersatzleistungen, Zuschüsse von Behörden, vermögenswirksame Leistungen sowie Kapitalerträge mit Freistellungsauftrag.
Diese Aufzählung stammt aus den bei der Finanzverwaltung gespeicherten Stammdaten und den von Arbeitgebern, Versicherungen und Behörden übermittelten Meldungen. Nicht enthalten sind dagegen individuelle Angaben wie Werbungskosten, Handwerkerleistungen oder Spenden – diese muss der Steuerpflichtige weiterhin selbst eintragen. Die rechtliche Grundlage für die Bereitstellung weiterer Belegarten wurde im Juli 2016 mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens erweitert, wodurch der Umfang der abrufbaren Daten seither gewachsen ist.
Wie funktioniert der Abruf technisch und organisatorisch?
Der Abruf läuft über die ELSTER-Infrastruktur und erfordert eine Registrierung mit Zertifikat sowie zusätzliche Sicherheitsmerkmale. Bei Nutzung der ElsterOnline-Registrierung mit Softwarezertifikat ist ein Abrufcode notwendig, der neben der PIN als weiteres Sicherheitsmerkmal dient.
Praktisch läuft der Prozess in folgenden Schritten ab:
- Registrierung bei ELSTER und Erhalt des Softwarezertifikats
- Beantragung des Abrufcodes bzw. eines 12-stelligen Freischaltcodes zur Berechtigung
- Anmeldung in der Steuersoftware mit Zertifikat und Codes
- Abruf der verfügbaren Belege – frühestens einen Tag nach Anmeldung
- Sichtung und Übernahme der angezeigten Datensätze in die Formulare
- Manuelle Ergänzung fehlender Angaben und Kontrolle vor Abgabe
Wer prüfen möchte, ob das offizielle Portal für die gesamte Abgabe ausreicht oder eine zusätzliche Software sinnvoll ist, findet dazu Hinweise im Beitrag ELSTER Steuererklärung: Reicht das offizielle Portal aus?.
Für wen lohnt sich der Belegabruf besonders?
Besonders profitieren Arbeitnehmer, Rentner und Personen mit wenigen, aber regelmäßig gemeldeten Einkunftsarten. Wer hauptsächlich Lohn, Rente oder Kapitalerträge mit Freistellungsauftrag bezieht, findet die relevanten Werte meist vollständig im Belegabruf vor.
Auch für Steuerpflichtige, die mehrere Steuerjahre nachträglich einreichen, ist der Abruf hilfreich: Da Daten für Jahre ab 2012 verfügbar sind und vier Jahre zum Abruf bereitstehen, lassen sich auch ältere Belege noch nachträglich ziehen, solange die Frist nicht abgelaufen ist. Weniger nützlich ist der Belegabruf für Selbständige mit komplexen Betriebseinnahmen oder für Steuerpflichtige mit vielen abzugsfähigen Einzelposten, die ohnehin manuell erfasst werden müssen.
Wann reicht der Belegabruf nicht aus?
Der Belegabruf deckt nur amtlich gemeldete Standarddaten ab, keine individuellen Aufwendungen. Wer Werbungskosten, außergewöhnliche Belastungen, Handwerkerrechnungen oder Spenden absetzen möchte, muss diese Angaben zusätzlich und eigenständig in der Software erfassen.
Auch bei Selbständigen mit Buchhaltungssoftware ersetzt der Belegabruf keine vollständige Datenübergabe – hier ist ein strukturierter Export sinnvoller, wie im Beitrag zum DATEV-Export aus Buchhaltungssoftware beschrieben. Zudem kann es vorkommen, dass Meldungen verspätet eintreffen, da Datenübermittler laut Gesetz erst bis zum 28. Februar des Folgejahres liefern müssen. Fehlt ein Beleg zum Zeitpunkt der Erklärung, sollte man später erneut abrufen oder den Wert manuell nachtragen.
Wie prüft man importierte Daten vor der Abgabe?
Importierte Daten sollten stets mit den Originalbelegen verglichen werden, bevor die Erklärung eingereicht wird. Auch amtlich übermittelte Werte können fehlerhaft, unvollständig oder veraltet sein, etwa bei doppelten Meldungen oder Korrekturen des Arbeitgebers.
Folgende Prüfschritte helfen dabei:
- Übernommene Beträge mit Lohnsteuerbescheinigung oder Rentenbescheid abgleichen
- Fehlende Positionen wie Werbungskosten oder Spenden ergänzen
- Bei Abweichungen die Korrektur direkt in der Software vornehmen
- Ehegatten- oder Kinderdaten auf korrekte Zuordnung prüfen
- Vorjahresdaten bei Nachmeldungen gesondert kontrollieren
Wie sich fehlerhafte oder unvollständige Werte konkret korrigieren lassen, erläutert der Beitrag Vorausgefüllte ELSTER-Daten richtig korrigieren. Bleiben importierte Werte ungeprüft, drohen im schlimmsten Fall falsche Steuerfestsetzungen oder Nachforderungen des Finanzamts.
| Merkmal | Angabe |
|---|---|
| Verfügbarkeit der Daten | frühestens 1 Tag nach Anmeldung |
| Abrufbare Jahre | ab 2012 |
| Speicherdauer | 4 Jahre, danach Löschung |
| Meldefrist Datenübermittler | 28. Februar des Folgejahres |
| Sicherheitsmerkmal | Abrufcode / 12-stelliger Freischaltcode plus PIN |
Quellen
| Quelle | Adresse |
|---|---|
| Wikipedia | de.wikipedia.org |
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Häufige Fragen zum Belegabruf in Steuersoftware
Kostet der Belegabruf etwas?
Der Belegabruf selbst ist ein kostenloser Service der Finanzverwaltung. Kosten können jedoch für die genutzte Steuersoftware anfallen, falls diese kostenpflichtig ist oder Zusatzfunktionen anbietet.
Kann man Daten für Ehegatten gemeinsam abrufen?
Bei einer gemeinsamen Veranlagung lassen sich die Daten beider Partner abrufen, sofern beide entsprechend registriert und berechtigt sind. Die Software zeigt die Datensätze dann getrennt nach Person an, sodass eine korrekte Zuordnung möglich bleibt.
Was passiert nach Ablauf der vier Jahre?
Nach Ablauf der vierjährigen Speicherfrist werden die Belege aus dem Abrufsystem gelöscht. Für ältere Steuerjahre müssen dann Originalbelege anderweitig beschafft werden, etwa direkt beim Arbeitgeber oder der Versicherung.
Benötigt man für jeden Abruf einen neuen Freischaltcode?
Der 12-stellige Freischaltcode ist ein einmal zu verwendender Schlüssel zur Freischaltung eines Berechtigungsantrags. Für spätere Abrufe reichen dann in der Regel das Zertifikat und der bereits erteilte Abrufcode.
Fazit: Belegabruf spart Zeit, ersetzt aber keine Prüfung
Der Belegabruf überträgt amtlich gemeldete Daten seit Januar 2014 automatisch in die Steuersoftware und deckt dabei Zeiträume ab 2012 für jeweils vier Jahre ab. Er erleichtert vor allem Arbeitnehmern und Rentnern die Erfassung, ersetzt aber weder individuelle Angaben noch eine sorgfältige Kontrolle vor der Abgabe. Wer importierte Werte mit Originalbelegen abgleicht, vermeidet Fehler und unnötige Nachforderungen des Finanzamts. Wer am Bodensee eine Unterkunft sucht, kann auf hotels-am-bodensee.com Hotels nach Ort, Lage und Reiseanlass auswählen.
Stand: September 2026
